(A stratégiai és intézményfejlesztési rektorhelyettes kompetenciája.)
A Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem az egyetem pályázati tevékenységének erősítése, egységesítése, a pályázati tevékenység átláthatóságának fokozása,valamint az egyetem szervei, szervezetei közötti együttműködés növelése céljából, továbbá a pályázati lehetőségek hatékonyabb kihasználása érdekében, ― különös tekintettel a 2005. évi CXXXIX. törvény a felsőoktatásról (Ftv.) 5. § (3) bekezdésére valamint a 21. § (3) bekezdés d) pontjára ― az alábbi szabályzatot alkotja.
1. §
(1) A szabályzat hatálya kiterjed:
a) az Egyetem oktatóira, kutatóira, tanáraira, alkalmazottaira valamint hallgatóira (továbbiakban: témavezető);
b) a témavezetők által benyújtott illetve elnyert pályázatokra, valamint az ezekhez tartozó támogatási (finanszírozási, eszköznyújtási stb.) szerződésekre.
(2) A szabályzat hatálya nem terjed ki az Egyetemre benyújtott pályázatokra, így különösen Foglalkoztatási Követelmény szerinti állás és vezetői pályázatokra, valamint az egyéni hallgatói pályázatokra.
(3) Pályázati tevékenység: minden olyan tevékenység, amely során a pályázó pályázati felhívásra, mint nem egyetemi (külső) vagy egyetemi (belső) forrásból származó forrásokra pályázati anyagot állít össze és nyújt be, pályázati konzorciumot szervez, vagy kifejezi szándékát pályázatban való részvételre (pl. szándéklevéllel), a pályázatban foglaltakról szerződést köt, a megfogalmazott programot teljesíti, valamint a pályázat lezárásakor beszámolási kötelezettségének tesz eleget, akár projektvezetőként akár konzorciumi tagként.
(4) A pályázatok típusai és azonosító rendszerük
A pályázatok azonosítására az alábbi azonosító rendszert kell alkalmazni:
a) Pályázó szerinti azonosító:
aa) magánpályázat esetén a pályázó önállóan nyújtja be pályázatát és az elnyert pályázati díjat közvetlenül használja fel (jele: I.);
ab) egyéni pályázat esetén a témavezető önállóan nyújtja be ugyan pályázatát, de a pályázati díj az egyetemre érkezik, csak közvetett felhasználásra van lehetőség (jele II.);
ac) egyetemi szervezet szintű egyéni pályázat: az egyetem szervezeti egységei külön-külön pályáznak (jele: III.);
ad) együttes pályázat: az egyetem több polgára vagy szervezeti egysége együtt nyújtanak be pályázatot (jele: IV.)
ae) együttműködési pályázat: az egyetem egy vagy több polgára, szervezeti egysége(i) külső személlyel, szervezettel együttműködve pályázik (jele: V.)
af) egyetemi szintű pályázat: az egyetem, mint intézmény ad be pályázatot (jele: VI.)
ag) konzorciumi pályázat: az egyetem konzorcium tagjaként, közösen pályázik (jele: VII.)
b) Tematika szerinti azonosító:
ba) kutatási és kutatási-fejlesztési (K+F) pályázatok (jele: 1.)
bb) mobilitási pályázat (jele: 3.)
bc) fejlesztési pályázat (jele: 4.)
bd) eszközbeszerzési pályázat (jele: 5.)
be) egyéb (jele: 6.)
c) Kiíró szerinti azonosító
ca) ÚMFT Operatív Programjainak pályázatai (jele: a)
cb) Kutatási és Technológiai Innovációs Alap pályázatai (jele: b)
cc) OTKA pályázatok (jele: c)
cd) egyéb hazai pályázatok (jele: d)
ce) EU-s pályázatok (jele: e)
cf) egyéb nemzetközi pályázatok (jele: f)
2. §
(1) Az Egyetemen folytatott pályázati tevékenységet az Egyetem valamennyi szervezeti egységének minden lehetséges és az adott körülmények között elvárható eszközzel elő kell segítenie.
(2) Az egyetemi szervek, szervezetek feladatai a pályázatok elkészítésének segítésében
a) A Pályázati Iroda (továbbiakban: PI) az egyetemi pályázati tevékenység elősegítése érdekében az alábbi feladatokat látja el:
aa) a pályázatok tudatos felkutatása, az adott pályázatokkal kapcsolatos fontos információk, dokumentumok (pályázati kiírások, pályázati feltételek, pályázati űrlapok) begyűjtése, az egyetemre érkező, az egyetemi érdekeket érintő pályázati felhívások haladéktalan eljuttatása a kari és más érintett vezetőknek, a pályázati munkacsoport tagjainak, továbbá az érintett tudományos fokozattal rendelkező oktatóknak, kutatóknak illetve más érintett szakembereknek elektronikus úton és egyéb egyetemi hirdetési lehetőség kihasználásával;
ab) a pályázati felhívások figyelése, előzetes információk beszerzése, azok a) pont szerinti közzététele;
ac) a nem magánpályázó által továbbítandó pályázatok esetében a pályázati szándék regisztrálása, az érintettek közötti egyeztetés megszervezése, a pályázatok összegyűjtése és továbbítása;
ad) az Egyetemre vonatkozó azonosító adatoknak a pályázók számára történő rendelkezésre bocsátása;
ae) pályázati tanácsadás;
af) pályázatok formai és teljesség szempontjából való ellenőrzése, a pályázatírók tájékoztatása a feltárt hiányosságokról;
ag) a szükséges adatszolgáltatás, a megfelelő ellenjegyzések birtokában — Pályázati Összefoglaló Űrlap (1. melléklet) — a hiánytalanul összeállított pályázat cégszerű aláíratása;
ah) intézményi szintű nyilvántartás vezetése az Egyetem pályázati tevékenységéről;
ai) adott pályázatoknál az Egyetem számára korlátozott számban benyújtható pályázat, továbbá összegyetemi érdekű pályázatok esetén érdekegyeztetés és koordináció;
aj) az összegyetemi pályázatok határidőn belüli postára adása abban az esetben, ha erről az PI vezetője erről így rendelkezik, minden egyéb esetben a pályázat benyújtása a pályáztatóhoz, a témavezető feladata.
b) Az egyetemi pályázati tevékenység fokozása érdekében Egyetemi Pályázati Munkacsoport(továbbiakban EPM) működik
Az EPM tagjait-egy egy fővel- a szervezeti egységek vezetői /rektorhelyettesek, dékánok valamint a gazdasági igazgató,a pénzügyi és számviteli osztályvezető, a könyvtárigazgató/ jelölik ki. Az EPM munkáját a PI vezetője koordinálja. Az EPM havonta legalább egy alkalommal, illetve szükség szerint ülésezik.
Az EPM tagjainak feladata:
ba) a képviselt szervezeti egység vezetőjének a tájékoztatása az aktuális pályázati lehetőségekről, az összegyetemi pályázati tevékenységről;
bb) az aktuális pályázati információk eljuttatása a szervezeti egység tagjaihoz;
bc) a pályázati tevékenységekkel kapcsolatos segítségnyújtás a témavezetőnek;
bd) a Pályázati Iroda tájékoztatása a szervezeti egység pályázati ötleteiről, javaslatairól, a futó pályázatok helyzetéről;
c) A Pénzügyi és Számviteli Osztály (továbbiakban: PüSzO) az egyetemi pályázati tevékenység elősegítése érdekében az alábbiakban nyújt segítséget a témavezetőnek:
ca) a pályázatok költségvetési részének elkészítésében;
cb) a saját erő (önrész) megállapításában, a lehetőségek függvényében az önrész biztosításában;
cc) a PüSzO osztályvezető – vagy az általa kijelölt, arra jogosult személy – ellenjegyzi az elkészített pénzügyi dokumentumokat;
cd) meghatározza az ÁFA kezelését, melynek összhangban kell lennie a szerződés tartalmával és meg kell felelnie az ÁFA törvénynek;
ce) végrehajtja a támogatási szerződésben meghatározott tevékenységekhez kapcsolódó pénzügyi feladatokat;
cf) hozzáférést biztosít a témavezető számára az adott pályázati projekt könyvelési adatainak megtekintésére;
cg) közreműködik a támogatási szerződésben meghatározott időszakonként benyújtandó pénzügyi beszámolók (rész- és záróbeszámolók) elkészítésében.
d) Az Egyetemi Informatikai Szolgáltató Központ az egyetemi pályázati tevékenység elősegítése érdekében az alábbiakban nyújt segítséget a témavezetőnek:
da) a pályázat informatikai hátterének és annak költségei megtervezésében;
db) az eszközök beszerzésében;
dc) az egyetemi pályázati tevékenységgel kapcsolatos egységes adminisztrációs feladatok végzése érdekében részt vesz az Elektronikus Pályázat-nyilvántartó Rendszer (EPR) létrehozásában.Végzi az EPR karbantartását és felhasználói segítséget nyújt.
e) Amennyiben a pályázati feltételek megkövetelik a pályázat eredményessége érdekében az egyetem egyéb szervezetei szakmai támogatást nyújtanak a témavezető számára. A pályázatokkal kapcsolatos, de a fentiek közé nem sorolt feladatok a témavezetőt terhelik.
(3) Amennyiben a pályázattal kapcsolatban az egyetem fenntartójának támogató nyilatkozatára vagy más hozzájárulására van szükség, ennek a beszerzése csak a szolgálati út betartásával, a rektoron keresztül történhet.
3. §
(1) A rektor a pályázatok támogatása érdekében úgynevezett Pályázati Alapot különíttett el, amelyből a témavezetők a pályázatuk önrészének biztosítása érdekében, valamint – elegendő forrás rendelkezésre állása esetén – a pályázat előkészítésére, elkészítésére és előfinanszírozására forrást igényelhetnek.
(2) A Pályázati Alap keretösszegének mértékét a Rektor határozza meg az Egyetem adott költségvetési év tervezett saját bevételének nagysága és a tervezett pályázatok függvényében.
(3) A pályázat önrészének Pályázati Alapból történő támogatásáért (továbbiakban: önerő-támogatás) valamennyi pályázásra jogosult egyetemi polgár folyamodhat.
(4) Az önerő-támogatás odaítélésről a rektor által erre a célra kijelölt bizottság dönt.
A bizottság állandó tagjai: rektor, kancellár, rektorhelyettesek, dékánok, gazdasági igazgató, vagy az általuk kijelölt személy, valamint a PüSzO osztályvezető, PI vezető.
(5) A Pályázati Alapot a PüSzO kezeli.
4. §
(Nem az egyetem forrásaiból finanszírozott tudományos kutatási pályázatok)
(1) Pályázati információk témavezetőkhöz történő eljuttatása, szándékbejelentő űrlap
A PI a rendelkezésre álló pályázati információkat az egyetemi intraneten, az egyetemi kiadványokban, hirdetményeken, felhívásokban teszi közzé, az egyetem érintett vezetőihez írásban juttatja el, a tematikus pályázatokat a potenciális témavezetőkhöz közvetlenül továbbítja.
A pályázati lehetőség készhez vételét követően a pályázatírásra felkért vagy önállóan jelentkező személy a pályázat megírására vonatkozó szándékát jelezze (szándékbejelentő űrlap) a PI munkatársának, hogy egyeztessék a rendelkezésre álló dokumentumokat, illetve a segítségnyújtás részleteit, valamint, hogy a PI munkatársai tájékoztathassák a kiírótól megkapott esetleges további információkról.
(2) Pályázatkészítés
A pályázatok szakmai és tartalmi összeállítása, valamint benyújtása a pályáztatóhoz, minden esetben a témavezető feladata, kivéve, ha erről a PI vezetője másként rendelkezik. A PI lehetőségeinek függvényében segítséget nyújt a témavezetőnek a pályázat összeállításában, aki a szükséges források rendelkezése esetén külső segítséget is igénybe vehet.
Az egyetem érdekében, illetve az egyetem kötelezettségvállalásával járó pályázat elsődlegesen az érvényben lévő, jóváhagyott Intézményfejlesztési Tervvel, valamint az abban meghatározott stratégiákkal összhangban adható be. Kollektív pályázatok során egyetemi, kari és tanszéki szinten a hatékonyság fokozása érdekében korábbi tapasztalatokkal rendelkező személyek kiválasztásával Pályázatíró Szakértői Csoport hozható létre.
(3) Pályázatírás támogatása
A PI a témavezetők számára biztosítja a pályázatok elkészítéséhez szükséges információkat. Az egyetem pályázattámogató szervezetei szakterületüknek megfelelő támogatást adnak a pályázó szervezetek, személyek részére.
(4) Pályázatok ellenőrzése, ellenjegyzése, nyilvántartásba vétele, idegen nyelvre fordítása, továbbítása
A témavezető az elkészült pályázat, vagy a pályázattervezet egy példányát köteles leadni ellenőrzésre a pályázati határidő lejárta előtt nyolc munkanappal a PI munkatársának, aki a pályázati feltételek alapján elvégzi a szükséges ellenőrzéseket, majd a hiányosságokról tájékoztatja a pályázatírót.
A témavezető a pályázat PI-re történő végleges leadását megelőzően töltse ki a Pályázati Összefoglaló Űrlapot (1. melléklet), ennek Ellenjegyzések rovatrészét írassa alá a meghatározott személyekkel (a rektor kivételével).
A témavezető a javításokat követően a pályázat beadási határideje előtt négy munkanappal pályázatát vagy pályázattervezetét a pályáztató által meghatározott példányszámnál kettővel több példányban a PI munkatársának adja át, aki ellenőrzi a pályázati feltételek alapján az elkészült pályázatok teljességét, a formai előírások betartását, a feltárt hiányosságok megszüntetését, a leadott Pályázati Összefoglaló Űrlap teljességét. (A témavezető vegye figyelembe azt, hogy kettő ellenjegyzett példány az egyetemen is marad.) A PI munkatársa a minden tekintetben megfelelő pályázatot valamint a Pályázati Összefoglaló Űrlapot átadja a Stratégiai és Intézményfejlesztési Rektorhelyettesnek, aki azt rektori ellenjegyzésre (ha szükséges cégszerű aláírásra) – a pályázati határidő lejárta előtt legkésőbb három munkanappal a Kancellárián keresztül – felterjeszti.
A PI munkatársa az ellenjegyzett pályázat egy példányát és a Pályázati Összefoglaló Űrlapot nyilvántartásba veszi, egy további ellenjegyzett példányt a témavezető részére átad (nyertes pályázat esetén ezt a példányt kell leadni a PüSzO felelős munkatársának).
A PI munkatársa a rektori ellenjegyzést követően a pályázatokat eljuttatja a témavezetőnek, aki azt a pályázati feltételeknek megfelelően, a pályázati határidőt betartva postára adja, a feladóvevényt eljuttatja a PI-ba, amelynek munkatársa azt a maradó példányhoz csatolja.
A hiányosan, határidőn túl leadott pályázat nem adható be.
A pályázatok, illetve szerződések fordításának elkészítése vagy elkészíttetése a témavezető feladata. A fordítás hitelességéért a felelősség a témavezetőt terheli. Amennyiben a pályázatot idegen nyelven kell beadni, és a témavezető a fordításhoz segítséget kíván igénybe venni, a pályázat várható terjedelméről tájékoztassa PI vezetőjét, aki rendelkezésre álló forrás esetén javaslatot tesz a Stratégiai és Intézményfejlesztési Rektorhelyettesnek a fordítás engedélyezésére. A PI az érvényes pénzügyi szabályok szerint állapíthatja meg a fordítási költségeket. A fordítás pénzügyi jóváhagyása után a pályázó a jóváhagyott kondíciók figyelembe vételével önállóan szervezze a fordítást. Nyertes pályázat esetén a szerződés fordítását egyetemi keretből kell megelőlegezni, ha a fordítás költsége az adott projekt terhére elszámolható.
(5) Pályázatkiíró nyilvántartási száma, a pályázat nyomon követése
A pályázat pályázatkiíróhoz történő beérkezését követően nyilvántartási számot kap, amelyről a témavezetőt értesíti. A továbbiakban minden információ erre a számra hivatkozva történik, ezért a témavezető köteles megadni a pályázatkiíró által adott nyilvántartási számot a PI munkatársának, hogy az a pályázattal kapcsolatos beazonosítást, nyomon követést el tudja végezni, a szükséges pénzügyi és egyéb információkat a témavezetőhöz tudja továbbítani.
5. §
(1) A Pályázati projekt megvalósítása, lezárása
A pályázatok megvalósítása a projektvezetők, témavezetők és a felelősséget vállaló szervezeti egységek illetve az egyetem felelőssége. A nyertes pályázatok lebonyolítása a megkötött szerződések továbbá a vonatkozó egyetemi szabályzókban rögzítettek alapján történik.
A pályázaton nyertes témavezető (projektvezető) az eredményhirdetést követően köteles a Pályázati Adatlapot (2. melléklet) kitölteni, majd a PI továbbá a PüSzO pályázatokért felelős munkatársának egy-egy példányban leadni. A PI-ban illetve a PüSzO-n nyilvántartásba nem vett nyertes pályázatok esetén a pénzügyi lebonyolítást a PüSzO nem kezdheti meg.
A nyertes pályázatok projektvezetői – a naprakész nyilvántartás vezetése érdekében – kötelesek tájékoztatni a PI továbbá a PüSzO pályázatokért felelős munkatársát a folyamatban lévő projekt alakulásáról, kimeneteléről. A pályázattal kapcsolatban keletkező dokumentumok (pl.: beszámoló(k), illetve zárójelentés) egy-egy példányát PI-ban, a PüSzO-n a nyilvántartott pályázatokhoz kell csatolni.
A pályázat sikeres befejezésekor a projektvezető feladata, hogy a pályázattal kapcsolatos adatokat a PI munkatársa aktualizálja.
Az eredménytelen vagy részben megvalósult teljesítés esetén a projektvezető az okokról szóló összefoglalóját, tájékoztatóját a PI-ba adja le. Az összefoglalónak ki kell térni az esetleges visszafizetési kötelezettség teljesítésére is.
6. §
(Az egyetem forrásaiból finanszírozott tudományos kutatási pályázatok)
(1) Tudományos kutatási, fejlesztési pályázatot a rektor, a rektorhelyettesek valamint a dékánok írhatnak ki a pályázók részére.
(2) A pályázati kiírásban meg kell jelölni a pályázat célját, a pályázók körét, a pályázat formai követelményeit, a benyújtandó mellékleteket, a pályázat bírálatának kritériumait, beadási módját, helyét határidejét, és az elbírálási határidőt. A pályázat kiírójának kell gondoskodnia arról, hogy annak tartalmát minden érintett megismerhesse. A PIa belső pályázatok kiíróit javaslatokkal támogatja a pályázati okmányok elkészítése során.
(3) A pályázat bírálóit a kiíró kéri fel vagy jelöli ki. A bírálószemély(ek) a témában elismert külső vagy belső tudományos fokozattal rendelkező szakember(ek) lehet(nek). A bírálók az egyes pályázatokról a megadott bírálati szempontok alapján írásos véleményt készítenek és rangsorolják a pályázatokat. A bírálatoknak a pályázat feltételein, követelményein, valamint a pályázat tartalmán kell alapulniuk. A bíráló köteles esetleges összeférhetetlenségét közölni a kiíróval, aki intézkedik új bíráló kijelölésére.
(4) A bírálók véleménye és a rangsorolás alapján a kiíró dönt az egyes pályázatok elfogadásáról vagy elutasításáról. Amennyiben két bíráló értékel egy pályázatot, és arról nagyon eltérő bírálatok érkeznek, akkor harmadik személynek is kiadható a pályázat bírálatra. A kiíró a döntéséről, a bírálatok beérkezését követő nyolc napon belül értesít minden pályázót.
(5) A pályázó a döntés ellen az értesítés kézhezvételétől számított 15 napon belül fordulhat a jogorvoslati bizottsághoz